E-Mails sind längst mehr als nur ein Kommunikationsmittel. Sie enthalten wichtige Informationen, Verträge, Angebote, Rechnungen und interne Abstimmungen. Genau deshalb schreibt der Gesetzgeber vor, dass geschäftliche E-Mails vollständig, unveränderbar und revisionssicher archiviert werden müssen. Ein einfaches Backup reicht dafür nicht aus.
Damit stellt sich die Frage: Wie lässt sich diese Pflicht effizient, sicher und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll umsetzen?
Die Antwort lautet: MailStore Server.
✔️ Rechtssicher archivieren – ohne zusätzlichen Aufwand
MailStore Server archiviert alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch. Dadurch ist ausgeschlossen, dass Nachrichten nachträglich verändert oder gelöscht werden können. Unternehmen erfüllen somit die Anforderungen der GoBD und sind im Falle einer Steuerprüfung bestens vorbereitet.
⚡ Mehr Produktivität durch schnelle Suche
Laut Studien verbringen rund 33 % aller Mitarbeiter bis zu zwei Stunden täglich mit der Suche nach bestimmten E-Mails.
Mit MailStore gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Dank der leistungsstarken Suchfunktion finden Anwender benötigte Nachrichten in Sekunden – unabhängig davon, ob sie im Postfach, im Archiv oder bereits gelöscht wurden.
Dadurch steigt nicht nur die Produktivität, sondern Unternehmen sparen auch spürbar Zeit und Kosten.
🛡️ Zuverlässiger Schutz vor Datenverlust
Ob Hardwaredefekt, versehentliches Löschen oder technische Probleme: MailStore schützt zuverlässig vor Datenverlust. Selbst wenn der Mailserver ausfällt, bleiben archivierte E-Mails vollständig erhalten und können jederzeit wiederhergestellt werden.
💼 Entlastung des Mailservers und einfache Integration
MailStore Server arbeitet mit allen gängigen Mailservern sowie Microsoft 365 zusammen. Archivierte Nachrichten werden automatisch aus dem Postfach ausgelagert. Dadurch wird der Mailserver entlastet und wertvoller Speicherplatz frei.
⭐ Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
- Zertifizierte Rechtssicherheit
- Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
- Blitzschneller Zugriff auf archivierte Nachrichten
- Schutz vor Datenverlust
- Entlastung des Mailservers
- Unterstützung für Microsoft 365
- Made in Germany
💡 5 weit verbreitete Irrtümer über E-Mail-Archivierung – und warum sie gefährlich sind
Viele Unternehmen unterschätzen die rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung. Zudem halten sich einige Mythen hartnäckig. Die folgenden Missverständnisse treten besonders häufig auf – und können im schlimmsten Fall zu rechtlichen Konsequenzen führen.
- „E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne“
Das stimmt nicht. Die GoBD verpflichten alle Unternehmen, geschäftliche E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren – unabhängig von Größe oder Branche.
- „Backups und Archivierung sind dasselbe“
Ein Backup ist lediglich eine Momentaufnahme. Es lässt sich verändern oder kann unvollständig sein.
Eine revisionssichere Archivierung hingegen muss unveränderbar, vollständig und manipulationssicher sein.
Daher gilt: Backup ≠ Archivierung – beides ergänzt sich, ersetzt sich aber nicht.
- „Datenschutz verbietet die E-Mail-Archivierung“
Falsch.
Durch regelbasierte Löschung können personenbezogene Daten automatisch und gesetzeskonform entfernt werden. Archivierung und Datenschutz schließen sich also nicht aus – im Gegenteil, sie können problemlos kombiniert werden.
- „E-Mails auszudrucken reicht aus“
Ein Ausdruck ist lediglich eine Kopie und damit nicht GoBD-konform.
Geschäftliche E-Mails müssen im Originalformat archiviert werden – inklusive aller Dateianhänge.
- „Nur Rechnungen müssen archiviert werden“
Archiviert werden muss der gesamte Geschäftsprozess. Dazu zählen unter anderem:
Angebote, Auftragsbestätigungen, Projektkorrespondenzen, Rücksprachen, Lieferbelege
Diese Beispiele zeigen: Ohne professionelle E-Mail-Archivierung setzen sich Unternehmen unnötigen Risiken aus.