Viele Unternehmen wachsen nicht an der eigentlichen Arbeit, sondern am Papierkram: Rechnungen, Belege, Zahlungen, Steuern. Genau dieser Bereich lässt sich heute weitgehend digital und automatisiert abbilden – wenn die richtige Lösung im Einsatz ist.
Lexware Office ist eine cloudbasierte Unternehmenssoftware, die speziell für kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler:innen entwickelt wurde und Finanzprozesse vom Angebot bis zur E‑Rechnung zusammenführt.
Buchhaltung als laufender Prozess – nicht als Monatsstress
Wer Buchhaltung „auf Halde“ legt, kennt das Ergebnis: lange Abende, unsichere Zahlen und ein schlechtes Gefühl gegenüber dem Finanzamt. Sinnvoller ist eine Lösung, die im Tagesgeschäft mitläuft, statt nur am Monatsende kurz aufzutauchen.
Lexware Office setzt genau dort an: Zahlungen, Belege und Rechnungen werden laufend verarbeitet, sodass du im Alltag mit aktuellen Daten arbeiten kannst und nicht nachträglich rekonstruieren musst, was passiert ist.
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Was Lexware Office in der Praxis leistet
Statt verschiedener Insellösungen bekommst du mit Lexware Office eine zentrale Plattform für deinen kaufmännischen Alltag. Die Software deckt – je nach Version – unter anderem ab:
- Erstellung und Versand von Angeboten und Rechnungen
- Verarbeitung von E‑Rechnungen mit Lexware eRechnung
- Automatisierte Verbuchung von Zahlungen nach Kontoverknüpfung
- Lohn‑ und Gehaltsabrechnung in passenden Ausbaustufen
- Auswertungen und Dashboards für deine wichtigsten Kennzahlen
Technisch genügt ein aktueller Browser, dazu stehen Apps für Android und iOS bereit – deine Buchhaltung ist also nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden.
E‑Rechnungspflicht im B2B‑Bereich: Warum jetzt handeln sinnvoll ist
Mit dem Wachstumschancengesetz ist klar: Ab 1. Januar 2025 wird im B2B‑Bereich die elektronische Rechnung zur Pflicht, ergänzt um Übergangsfristen, die spätestens bis 1. Januar 2028 enden
Fachbegriffe, die du kennen solltest – kompakt erklärt
Damit die Kommunikation rund um E‑Rechnungen klar und korrekt bleibt, sollten einige Begriffe sauber verwendet werden:
E‑Rechnung
Elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat, das die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt (u. a. gemäß EN 16931). Die E‑Rechnung ersetzt die Papierrechnung nicht nur formal, sondern strukturiert alle Inhalte so, dass sie automatisiert verarbeitet werden kann.
Korrekte Schreibweise: E‑Rechnung.
Lexware eRechnung
Bezeichnung für die E‑Rechnungsfunktionen innerhalb der Lexware‑Programme. Damit ist klar, dass es sich um die spezifische technische Umsetzung von Lexware handelt.
Korrekte Schreibweise: Lexware eRechnung.
XRechnung
Ein definierter Standard, der vorgibt, wie Rechnungsinformationen in einem XML‑Datensatz strukturiert werden. XRechnung ist vollständig maschinenlesbar und erfüllt die Anforderungen der EN 16931.
Korrekte Schreibweise: XRechnung.
ZUGFeRD
Ein hybrides Rechnungsformat, das zwei Welten kombiniert: eine für Menschen lesbare PDF/A‑Datei und einen eingebetteten strukturierten Datensatz, der den technischen Vorgaben entspricht. Rechtlich verbindlich ist der maschinenlesbare Bestandteil – die PDF‑Ansicht ist vor allem für die Lesbarkeit gedacht.
Korrekte Schreibweise: ZUGFeRD.
ViDA / ViDA‑Initiative
Europäische Initiative, mit der das Mehrwertsteuerrecht modernisiert, Meldepflichten verschlankt und Umsatzsteuerbetrug eingedämmt werden sollen. Die E‑Rechnungspflicht ist ein Baustein dieser Entwicklung.
Korrekte Schreibweise: ViDA, ViDA‑Initiative.
Diese Begriffswelt zeigt: E‑Rechnung ist nicht „nur eine PDF per Mail“, sondern ein klar geregeltes, strukturiertes Datenformat – und genau diese Struktur nimmt dir eine Lösung wie Lexware Office ab.
Automatisierung im Alltag: Wo du konkret entlastet wirst
Rechnungen und Zahlungen
Statt jede Rechnung manuell nachzuverfolgen, übernimmt Lexware Office einen großen Teil der Arbeit:
- Rechnung erstellen, E‑Rechnung erzeugen und digital versenden
- Geschäftskonto anbinden
- Zahlungseingänge automatisch den passenden Rechnungen zuordnen
- Zahlungsläufe werden damit transparenter, und offene Posten fallen schneller auf.
Digitale Belege statt Papierordner
Belege werden gescannt oder hochgeladen und dann automatisch verarbeitet. So entsteht eine nachvollziehbare, revisionssichere Struktur – ohne dass du ordnerweise Papier sammeln musst.
Zahlenbild in Echtzeit
Über das Dashboard und die Auswertungen erkennst du frühzeitig Trends, z. B.:
- ob sich Umsätze entwickeln wie geplant
- wie sich laufende Kosten verhalten
- wie es um Liquidität und Steuerlast steht
Das unterstützt dich bei Entscheidungen – von Investitionen bis zur Preisgestaltung.
FAQ zu Lexware Office und E‑Rechnung
Für wen eignet sich Lexware Office?
Für Klein‑ und Kleinstunternehmen, Selbstständige, Freiberufler:innen und Gründer:innen aus nahezu allen Branchen. Besonders sinnvoll ist Lexware Office, wenn du Buchhaltung und Rechnungen digitalisieren möchtest, ohne eine eigene IT‑Abteilung zu haben.
Welche Rolle spielt die E‑Rechnung ab 2025?
Ab 1. Januar 2025 besteht für B2B‑Rechnungen grundsätzlich eine Pflicht zur E‑Rechnung, mit Übergangsfristen bis 2028. Unternehmen müssen dann strukturierte, elektronische Rechnungen ausstellen und verarbeiten können. Lexware eRechnung und die zugehörigen Programme unterstützen dich dabei, diese Anforderungen zu erfüllen.
Was ist der Unterschied zwischen E‑Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD?
E‑Rechnung ist der Oberbegriff für strukturierte elektronische Rechnungen gemäß gesetzlichen Standards.
XRechnung ist ein konkreter XML‑Standard, vollständig maschinenlesbar und EN‑konform.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine lesbare PDF/A mit einem eingebetteten maschinenlesbaren Datensatz kombiniert.
Alle drei Begriffe spielen eine Rolle, wenn du rechtssicher digital fakturieren willst.
Kann ich mit Lexware Office auch ohne Buchhaltungskenntnisse starten?
Ja. Lexware Office ist darauf ausgelegt, auch Anwender:innen ohne tiefes Buchhaltungswissen mitzunehmen. Viele Prozesse sind automatisiert oder geführte Workflows, und durch die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen können fachliche Fragen gezielt abgefangen werden.
Wie sieht der Support aus?
Lexware bietet Support per Telefon, E‑Mail und über weitere Kanäle an und wurde u. a. mit dem Deutschen Servicepreis 2024 ausgezeichnet. Zusätzlich gibt es umfangreiche Online‑Ressourcen, Blog, Social‑Media‑Kanäle sowie das Netzwerk der Lexware Office Coaches.
Kann ich Lexware Office mit anderen Systemen verbinden?
Ja es gibt sogar viele fertige Schnittstellen. Oder über die Public API (REST‑basiert) können externe Anwendungen angebunden werden. Zusätzlich existieren zahlreiche Technologiepartner:innen und Erweiterungen, die typische Geschäftsprozesse ergänzen – von Payment über Shops bis hin zu weiteren Tools.
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